Effektive und effiziente Studienplanung und -organisation (Zeitmanagement)

Gliederung

1) Definition Effektiv und Effizient [Josi]
2) Prinzipien Zeitmanagement [Lena]
3) Ziele definieren (Persönlich) [Josi]
4) Ziele definieren (Studium) [Lena]
5) Zeiteinteilungshelfer [Julia]
6) Zeitpläne allgemein (Zuhörer einbeziehen, Pers. Beispiel) [Jasmin]
6.1.) Prioritäten setzen [Conny]
6.2.) Pausen einplanen [Conny]
6.3.) Grafik [Jasmin]
7) Arbeitsumfeld (Konzentration, Arbeitsplatz) [Julia]

1. Effektivität und Effizienz

Im Folgenden werden die Begriffe Effektivität und Effizienz häufig als Synonyme für "Wirtschaften" verwendet.
Beim Wirtschaften geht es hauptsächlich um die Verwendung der knappen Ressourcen.
Für das Studium gilt: ZEIT IST DIE KNAPPSTE RESSOURCE ! [17]

Zwischen Effektiv und Effizient gibt es jedoch einen Unterschied.

Effizientes Arbeiten heißt, dass man innerhalb einer festgelegten Zeit zu einem möglichst guten Ergebnis kommt. Durch das Optimieren der Arbeitsschritte können gute und schnelle Ergebnisse folgen. [Knoblauch, Zeitmanagement, S. 25.][Jörg Knoblauch, Holger Wöltje,Marcus B. Hausner, Martin Kimmich, Siegfried Lachmann, Zeitmanagement, Freiburg, 2. Ergänzte Auflage, 2012.]
Man kann aber auch ohne effektive Maßnahmen effizient sein, wenn man die ganz falschen Sachen macht, diese aber sehr effizient. [18]

Um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen, sollten wir das tun, was uns direkt dorthin bringt. Dafür sollten wir uns nicht von anderen Dingen ablenken lassen, sondern uns um das, für die Zielerreichung, Wichtigste kümmern. Effektiv zu Arbeiten heißt also sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, um die größten Erfolge machen zu können. [Knoblauch, Zeitmanagement, S. 27.][Jörg Knoblauch, Holger Wöltje,Marcus B. Hausner, Martin Kimmich, Siegfried Lachmann, Zeitmanagement, Freiburg, 2. Ergänzte Auflage, 2012.]
Häufig ist es der Fall, dass der Aspekt der Effektivität vergessen oder unterschätzt wird. In vielen Bereichen wird effizient, aber nicht effektiv gearbeitet und erst am Ende bemerkt, dass diese Lernmethode einen völlig falschen Ansatz hatte. [19]

Deshalb ist es wichtig zwei Grundsätze zu befolgen:
1. Die richtigen Dinge tun.
2. Die Dinge richtig tun.[20]

2. Prinzipien Zeitmanagement

Die Zeit verstreicht unwiderruflich und kann weder vermehrt noch angespart werden.[2] Aus diesem Grund ist es während dem Studium von Vorteil seine Zeit aufzuteilen bzw. zu organisieren.

Zeit lässt sich nicht einsparen. Für die verfügbare Zeit sollten angemessene Ziele gesetzt werden, z. B. konzentrierter lernen oder sich die Zeit nicht mehr stehlen zu lassen. [3]

Ausgangspunkt ist der Umgang mit der Zeit. [4]
Wichtig ist es, einen detaillierten Überblick über den Umgang mit seiner Zeit zu bekommen. Dabei sollte ein Überblick über die gesamten Tätigkeiten der letzten Wochen geschaffen werden. Anschließend sollte diese Information ausgewertet werden und die Frage geklärt werden, wofür man wieviel Zeit benötigt hat. [5]
Dieser Überblick gibt einem erste Einschätzungen über die Effizienz der Arbeit.
Dabei können zwei Fragen aufgegriffen werden: 1. Womit ist man zufrieden und 2. Was möchte man ändern?[6]

Den benötigten Aufwand zur Änderung der Gewohnheiten kann durch folgende Fragen eingeschätzt werden:

• Welches Ziel möchte ich erreichen?

• Welchen Anforderungen will ich genügen?

• Welche Absprachen muss ich vorbereitend treffen?

• Wie gut sind meine Vorkenntnisse?

• Welche Teilarbeiten sind zu erledigen? [7]

3. Persönliche Ziele definieren

Um die ersten Schritte in die richtige Richtung machen zu können, muss man wissen wo genau man hin will.
Klar definierte Ziele sind die Grundlage für den Erfolg.
[Knoblauch, Zeitmanagement, S. 11.][Jörg Knoblauch, Holger Wöltje,Marcus B. Hausner, Martin Kimmich, Siegfried Lachmann, Zeitmanagement, Freiburg, 2. Ergänzte Auflage, 2012.]
Aus Wünschen sollten Ziele formuliert werden, die messbar sind. Diese sollten zudem positiv formuliert sein.
Ohne Ziele, kann man auch keine Maßnahmen zur Zielerreichung verfolgen.
Die großen Erfolgserlebnisse bleiben somit aus, da wir selbst nicht wissen was ein Erfolg für uns ist.
Positive Erfolge brauchen wir aber, um uns selbst weiter zu motivieren.
Bleibt das aus verlieren wir den Antrieb und Motivations- und Lustlosigkeit machen sich breit.
[Knoblauch, Zeitmanagement, S. 12.][Jörg Knoblauch, Holger Wöltje,Marcus B. Hausner, Martin Kimmich, Siegfried Lachmann, Zeitmanagement, Freiburg, 2. Ergänzte Auflage, 2012.]

Um dem entgegenzuwirken sollte man sich zuerst einen Überblick verschaffen.
Der Fokus auf das Wesentliche (in Kombination mit einem durchdachten Schritt-für-Schritt-Plan) ist es, der uns weiter bringt.
Visualisiert man die Zwischenschritte durch Grafiken, einen Zeitstrahl oder Eintrag der Meilensteine in einen Kalender, wächst die Motivation mit der Aufgabe.
[Moritz, Soft Skills für Young Professionals, S. 22.] [André Moritz, Felix Rimbach, Soft Skills für Young Professionals: Alles, was Sie für die Karriere brauchen, Offenbach, 2006.]

7 Schritte
1. Setze dir ein Ziel.
2. Analysiere und plane die notwendigen Schritte.
3. Priorisiere die Schritte nach ihrer Wirkung auf die Zielerreichung.
4. Erstelle frühzeitig einen entspannten Zeitplan zur Durchführung der Schritte.
5. Stelle ein Team zusammen, das dir hilft, am Ball zu bleiben.
6. Wende effektive und effiziente Lernmethoden an.
7. Richte deinen inneren Fokus auf dein Ziel.

Große Ziele stellen uns oft vor große Herausforderungen!

Sie erscheinen auf den ersten Blick unlösbar.
Nur Schritt für Schritt kommt man dem großen Ziel näher!
Indem man jede noch so große Aufgabe solange in kleinere Teilaufgaben zerlegt, bis jede Einzelne davon zur leichten Übung wird.
Diese Vorgehensweise nennt man auch Salami-Prinzip. [Keusch, Also tu's!, S. 87.] [Dania Keusch, Also tu's!: Die 8 Phasen zu einem besseren Selbst-Management, Norderstedt, 2009.]

Fassen wir also noch einmal zusammen:
? Ein Ziel weist dir die Richtung und den Weg, den du beschreiten musst.
? Der Weg selbst ist gezeichnet von unzähligen Meilensteinen und Etappen. Jede einzelne davon bringt dich näher an dein Ziel.
? Wenn du den Weg als Reise betrachtest, dann gelingt es dir, dich auf jeden einzelnen Schritt zu konzentrieren.

Zerlege deine Aufgaben in kleine Häppchen! Du schreibst keine Hausarbeit am Stück, sondern Absatz für Absatz, Zeile für Zeile!
Du recherchierst zunächst Literatur, entwirfst dann die Formatierung, schreibst eine Einleitung, formulierst einen Haupttext und schließt mit dem Fazit ab. Eins, zwei, drei, fertig.

4. Studienziele definieren

[Lena]

5. Zeiteinteilungshelfer

Nachdem sowohl die Prioritäten der Aufgaben plus Zeitpuffer als auch die Pausen festgesetzt wurden, können diese mitsamt den gesammelten Gedanken schriftlich festgehalten werden. Als ein wichtiger Helfer dafür eignet sich ein Notizbuch.[15]
Es ist ein simpler "Lifehack", der das Leben erleichtert. Es dient nicht nur zum Datieren der oben genannten Daten, sondern auch zum Festhalten von:

• Ideen

• Webadressen

• Fahrplänen

Wichtig ist es, dass es ein System gibt, welches in der Praxis funktioniert. Dies kann das Notizbuch sein, aber auch ein Kalender oder ein PDA (=Personal Digital Assistant). Der Notizhelfer sollte; egal welche Form gewählt wird, leicht transportierbar sein, damit er überall mitgenommen werden kann.[16]

6. Zeitpläne

Von besonderer Bedeutung bei der Erstellung von Plänen ist es, diese nicht nur im Kopf zu erstellen sondern schriftlich festzuhalten. Schriftliche Pläne bieten einen besseren Überblick über Aufgaben und Termine. Zudem werden diese seltener "über Bord" geworfen oder vergessen, da diese in den meisten Fällen zur Selbstmotivation beitragen.[8]
Sinnvoll ist es, zunächst eine Semesterplanung aufzustellen, wie beispielsweise die Ziele eines Semesters zu definieren. Hieraus ergibt sich eine wöchentliche Planung, in der festgelegt werden kann, welche Veranstaltungen wann stattfinden und ähnliches. Meist erfolgt dies über einen genauen Vorlesungsplan/Stundenplan.[9]
Detaillierter können die einzelnen Aufgaben oder Termine in einer Tagesplanung organisiert werden. Jeder Tag kann individuell geplant werden, sollte allerdings nur das enthalten, was tatsächlich bewältigt werden kann bzw. dringend bearbeitet gehört.[10]

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Viele Menschen sind der Ansicht, dass sie durch das Planen ihren Alltag vorgeschrieben bekommen und somit kein Platz mehr für Spontanität bleibt. Dem ist jedoch nicht so wenn man richtig plant. Durch das richtige Planen kann man Zeit für Spontanes oder andere Aufgaben gewinnen.
Wer nicht plant gerät am Ende oftmals unter Zeitdruck, da sich den falschen Aufgaben zuerst gewidmet wurde. Natürlich gilt dies nicht für alle Personen im gleichen Maß. (Knoblauch/Wöltje/Hausner/Kimmich/Lachmann, Zeitmanagement, S. 50)

Bei umfassenden und komplexen Aufgaben sollte im Voraus schon viel Zeit in die Planung investiert werden. Dadurch spart man sich später Zeit bei der Durchführung und die Fehlerrate sinkt oftmals enorm.
Wichtig beim Planen ist, dass man die Planung schriftlich festhält. Dadurch muss sich das Geplante nicht behalten werden und der Kopf bleibt frei für andere, aktuelle Dinge. Durch das schriftliche Planen kann nichts mehr vergessen werden und im Nachhinein kann kontrolliert werden ob man alles Aufgeschriebene erledigt hat.
(Knoblauch/Wöltje/Hausner/Kimmich/Lachmann, Zeitmanagement, S. 51-52)

Bei der Planung sollten zunächst einmal zwei verschiedene Pläne erstellt werden.
Zum einen ein Plan mit privaten Zielen und zum anderen einen Plan mit studienbezogenen Zielen.
Alle Ziele sollten mit Datum versehen werden, um einen groben Überblick zu erlangen wann was erreicht sein sollte.
Diese Ziele (private und studienbezogene Ziele) werden in einen Semesterplan eingetragen.
Damit ist das Semester grob geplant.
Um ins Detail zu gehen wird jedoch ein Wochenplan erstellt. Hier werden die Aufgaben auf die einzelnen Arbeitswochen verteilt, wodurch man eine detailliertere Übersicht bekommt. In dem Wochenplan werden nicht nur die Vor- und Nachbereitungen der Vorlesungen eingetragen, sondern es werden auch andere Dinge wie der Haushalt oder Freizeit zeitlich bestimmt. Wichtig dabei ist es auch Platz für unvorhergesehene Dinge zu lassen, damit man nicht in Zeitnot gerät, falls mal etwas dazwischen kommt. (Knigge-Illner, Keine Angst vor Prüfungsangst, S. 42-43) Um dies zu beachten hilft die sogenannte 60:40 Regel. 60% der Arbeitszeit werden dabei verplant, die restlichen 40% bleiben unverplant für Unerwartetes. (Knoblauch/Wöltje/Hausner/Kimmich/Lachmann, Zeitmanagement, S. 54)
Wichtig bei der Wochenplanung ist auch, dass man sein Lernpensum kennt und dementsprechend plant. Es nützt nichts wenn man seinen Lernplan auf 8 Stunden am Tag ansetzt, jedoch nur 4 Stunden davon effektiv arbeiten kann. (Schuster, Für Prüfungen lernen, S. 11)

Grundsätzlich gelten also folgende Regeln:
- schriftlich Planen
- vom Groben zum Detaillierten planen
- die 60:40 Regel beachten
- eigenes Lernpensum nicht zu optimistisch bewerten

Im Folgenden werden die Schritte zur Erstellung eines Plans nochmal genauer erläutert:


Es werden alle Ziele aufgelistet, die man bis zu den Prüfungen erreicht haben möchte. Praktisch wäre es dabei erst einmal zwei Listen (eine für die Arbeitsziele (studienbezogenen Ziele) und eine für die sonstigen persönlichen Ziele) zu führen. Später werden sie in dem Wochenplan zusammengefasst.


In diesem Schritt sollte überlegt werden welche Arbeitsschritte nötig sind um die gesetzten Arbeitsziele zu erreichen.


Schritt 2 wird mit den persönlichen Zielen wiederholt.


In diesem Schritt sollen die einzelnen Arbeitsschritte Zeiten zugeordnet werden. Das heißt man sollte schätzen wie lange man für welchen Schritt braucht. Hierbei gilt: Lieber grob schätzen als gar nicht.


Für einen Plan ist es wichtig zu wissen wie viele Stunden man am Tag konzentriert arbeiten kann. Dabei ist es wichtig ehrlich zu sich selbst zu sein, denn es nützt nichts den Zeitrahmen bei z.B. acht Stunden pro Tag anzusetzen, wenn man jedoch weiß das man sich höchstens drei Stunden davon konzentrieren kann. Wie oben erwähnt sollte man nicht zu optimistisch planen.


Da die einzelnen Arbeitsschritte jetzt zeitlich bestimmt wurden geht es nun ans eigentliche organisieren. Es ist wichtig zu schauen wie viel Zeit einem zur Verfügung steht und ob man den tatsächlichen Aufwand in dieser Zeit schaffen kann. Falls nein, dann muss die vorherige Planung noch einmal überarbeitet werden. Falls ja, dann kann alles in den Plan eingetragen werden. Wichtig dabei ist es Etappenziele festzulegen. (S. 45 bis 49 „Keine Angst gegen Prüfungsangst“ von Helga Knigge-Illner)

a. Arbeitsplatz

Um effektiv lernen zu können, benötigen wir Konzentration. Das Wichtigste dabei ist die Aufmerksamkeit auf die wichtigen Dinge zum Lernen.
Zu den wichtigsten Dingen gehört die Organisation des Arbeitsplatzes.

Herumliegende Dinge stören die Aufmerksamkeit auf das Wesentliche.
Durch die Fernsehzeitung auf dem Schreibtisch, erinnern wir uns wieder daran, dass wir heute abend eigentlich einen Film schauen wollten. Solcher "Krimskrams" wie die Fernsehzeitung, Magazine, Wäsche oder Fotos verleiten dazu, andere Dinge, die viel schneller und leichter erledigt sind, tun zu wollen. Zudem gibt es noch die Dinge, die jedes mal aufs Neue in eine andere Ecke geschoben werden. Die Bücher, die gelesen werden wollten, die Tennisschläger, die benutzt werden sollten, die Schuhe, die eingetragen werden sollten. [Krengel, Golden Rules, S. 156.]

Genau diese "Ablenker" sollten vermieden werden, um einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem man sich konzentrieren kann.
Der Schreibtisch sollte leer sein, sodass Raum für Konzentration zum Lernen, neue Ideen und Aufgaben geschaffen wird. [Krengel, Golden Rules, S. 156.]
Deshalb ist es wichtig, störende und unwichtige Sachen von den relevanten Dingen zu trennen, um ein sauberes und organisiertes Umfeld zu schaffen. Dies steigert die Effektivität zum Lernen [Krengel, Golden Rules, S. 156.]

Um ein organisiertes Umfeld zu schaffen, ist es wichtig erst einmal richtig aufzuräumen. Dazu sollten folgende Schritte beachtet werden:

Es muss eine überschaubare Organisationseinheit geschaffen werden. Es ist besser ein kleines Regal richtig aufzuräumen, anstatt in einem großen Regal alles herumliegen zu lassen.

Durch das selbstständige Saubermachen kommt ein psychologischer Effekt zum Vorschein. Die eigenhändig gesäuberten Regale und Schubladen füllt man mit mehr Respekt wieder auf.

Dinge, die in Zukunft nicht mehr benötigt werden, sollten endgültig entsorgt werden. Falls dies nicht möglich ist, können diese Dinge auch umfunktioniert werden. Wie z. B. alte Dokumente können zerschnitten werden, und die Rückseite als Notizzettel verwendet werden.

Je weniger Dinge herumliegen, desto besser passt man auf sie auf. Es werden nicht 10 Kugelschreiber und 8 Tassen für eine Person benötigt.

Dabei wird die Strategie "Gleiches zu Gleichem" angewendet. Alles was nicht in diesen Bereich gehört wird woanders zugeordnet.

Dinge, die öfters verwendet werden, sollten nach vorne. Die Dinge, die weniger in Gebrauch sind sollten nach hinten sortiert werden. Zudem sollten Trennelemente genutzt werden, durch die man die Dinge voneinander unterscheiden kann z. B. durchsichtige Plastikhüllen, Register im Ordner, durchsichtige Mappen. [Krengel, Golden Rules, S. 166.]

b. Ballast loswerden - Reduktion

Je weniger Dinge herumliegen, desto weniger Ballast liegt herum, der zur Ablenkung dient. [Krengel, Golden Rules, S. 165.]
Kleine unbedeutende Dinge, sollten weggeworfen werden. Dabei ist zu bedenken, dass es besser ist, wenn man Dinge hat, die nicht ersetzbar und wichtig sind, im Gegensatz zu vielen Dingen die ähnlich sind, die aber unnötig sind. [Krengel, Golden Rules, S. 165.]
Wie z. B. wenn man eine Brille hat, wird diese meistens an einen Ort gelegt, wo man sie findet. Oder sie wird aufgesetzt.
Besitzt man im Gegensatz dazu zwei Brillen, so wird ständig eine davon gesucht. Dies frisst unnötige Zeit.





[1] Krengel, Golden Rules, S. 156.
[2] Seiwert, 30 Minuten für optimales Zeitmanagement, S. 11.
[3] Püschel, Selbstmanagement und Zeitplanung, S. 62.
[4] Püschel, Selbstmanagement und Zeitplanung, S. 62.
[5] Püschel, Selbstmanagement und Zeitplanung, S. 15.
[6] Püschel, Selbstmanagement und Zeitplanung, S. 63.
[7] Püschel, Selbstmanagement und Zeitplanung, S. 63.
[8] Seiwert, 30 Minuten für optimales Zeitmanagement, S. 36.
[9] Heister, Studieren mit Erfolg, S. 53.
[10] Seiwert, 30 Minuten für optimales Zeitmanagement, S. 38.
[11] Heister, Studieren mit Erfolg, S. 55.
[12] Seiwert, 30 Minuten für optimales Zeitmanagement, S. 49-52.
[13] Heister, Studieren mit Erfolg, S. 62.
[14] Heister, Studieren mit Erfolg, S. 59.
[15] Krengel, Golden Rules, S. 157.
[16] Krengel, Golden Rules, S. 158.
[17] Heister, Studieren mit Erfolg: Effizientes Lernen und Selbstmanagement, S. 82.
[18] Heister, Studieren mit Erfolg: Effizientes Lernen und Selbstmanagement, S. 82.
[19] Heister, Studieren mit Erfolg: Effizientes Lernen und Selbstmanagement, S. 82.
[20] Heister, Studieren mit Erfolg: Effizientes Lernen und Selbstmanagement, S. 82.


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