Effektive und effiziente Studienplanung und -organisation (Zeitmanagement)

1. Effektivität und Effizienz

Im Folgenden werden die Begriffe Effektivität und Effizienz häufig als Synonyme für "Wirtschaften" verwendet.
Beim Wirtschaften geht es hauptsächlich um die Verwendung der knappen Ressourcen.
Für das Studium gilt: ZEIT IST DIE KNAPPSTE RESSOURCE ! [1]

Zwischen Effektiv und Effizient gibt es jedoch einen Unterschied.

Ist etwas auf den Mitteleinsatz gerichtet, ist es effektiv.
Effizient, wenn es auf das Ziel gerichtet ist.

Um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen, sollten wir das tun, was uns direkt dorthin bringt.
Dafür sollten wir uns nicht von anderen Dingen ablenken lassen, sondern uns um das, für die Zielerreichung, Wichtigste kümmern.
Effektiv zu Arbeiten heißt also sich auf das zu konzentrieren, was zum gewünschten Ziel führt. [4]
Häufig ist es der Fall, dass der Aspekt der Effektivität vergessen oder unterschätzt wird. In vielen Bereichen wird effizient, aber nicht effektiv gearbeitet und erst am Ende bemerkt, dass beispielsweise die Lernmethode einen völlig falschen Ansatz hatte. [5]


Effizientes Arbeiten heißt, dass man das gewünschte Ziel mit geringem (Zeit-) Aufwand erreicht.
Durch das Optimieren der Arbeitsschritte können gute und schnelle Ergebnisse folgen. [2]
Man kann aber auch ohne effektive Maßnahmen effizient sein, wenn man die ganz falschen Sachen macht, diese aber sehr effizient. [3]


Deshalb ist es wichtig zwei Grundsätze zu befolgen:

2. Prinzipien Zeitmanagement

Die Zeit ist das wichtigste Gut in unserem Leben, da diese unwiderruflich verstreicht und man sie sich nicht wieder besorgen kann.[7] Deswegen ist es auch von großer Bedeutung und vom Vorteil während des gesamten Studiums seine Zeit zu organisieren und aufzuteilen. Dadurch schafft man sich einen Überblick darüber, wie viel Zeit man hat und wie man diese vorhandene Zeit am besten planen kann, damit man ein gutes Ergebnis erzielt. Angemessene Ziele könnten zum Beispiel sein konzentrierter zu lernen.[8]

Um seine Zeit sinnvoll zu planen und zu organisieren müssen Ziele gefunden werden, welche einen motivieren um dieses Ziel zu erreichen. Diese Methode dient dazu, dass man sich einen Überblick über seine vorhandene Zeit schafft und dadurch seine Ziele besser und exakter planen kann. (Bei der Zeitplanung müssen jedoch auch die Tätigkeiten der Woche berücksichtigt und eingeplant werden, wie z.B. Lernen, Putzen, Kochen?). Dies gibt eine erste Einschätzung über die Effizienz seiner Arbeit. Um diese noch weiter zu vertiefen muss beziehungsweise sollte man sich diese beiden Fragen stellen.


und
Nachdem man sich darüber im Klaren ist, muss man sich nun um den Aufwand zur Änderung seiner Gewohnheiten werden. Dafür gibt es auch wieder Fragen, die beantwortet werden sollten, damit man seine Ziele nicht nur effizient sondern auch effektiv plant.

• Welches Ziel möchte ich erreichen?

• Welchen Anforderungen will ich genügen?

• Welche Absprachen muss ich vorbereitend treffen?

• Wie gut sind meine Vorkenntnisse?

• Welche Teilarbeiten sind zu erledigen? [10]

3. Aufmerksamkeit durch das Arbeitsumfeld

Um effektiv lernen zu können, benötigen wir Konzentration. Das Wichtigste dabei ist die Aufmerksamkeit auf die wichtigen Dinge zum Lernen.
Zu den wichtigsten Dingen gehört die Organisation des Arbeitsplatzes.

Herumliegende Dinge stören die Aufmerksamkeit auf das Wesentliche.
Durch die Fernsehzeitung auf dem Schreibtisch, erinnern wir uns wieder daran, dass wir heute abend eigentlich einen Film schauen wollten. Solcher "Krimskrams" wie die Fernsehzeitung, Magazine, Wäsche oder Fotos verleiten dazu, andere Dinge, die viel schneller und leichter erledigt sind, tun zu wollen. Zudem gibt es noch die Dinge, die jedes mal aufs Neue in eine andere Ecke geschoben werden. Die Bücher, die gelesen werden wollten, die Tennisschläger, die benutzt werden sollten, die Schuhe, die eingetragen werden sollten. [11]

Genau diese "Ablenker" sollten vermieden werden, um einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem man sich konzentrieren kann.
Der Schreibtisch sollte leer sein, sodass Raum für Konzentration zum Lernen, neue Ideen und Aufgaben geschaffen wird. [12]
Deshalb ist es wichtig, störende und unwichtige Sachen von den relevanten Dingen zu trennen, um ein sauberes und organisiertes Umfeld zu schaffen. Dies steigert die Effektivität zum Lernen [13]

Um ein organisiertes Umfeld zu schaffen, ist es wichtig erst einmal richtig aufzuräumen. Dazu sollten folgende Schritte beachtet werden:

Es muss eine überschaubare Organisationseinheit geschaffen werden. Es ist besser ein kleines Regal richtig aufzuräumen, anstatt in einem großen Regal alles herumliegen zu lassen.

Durch das selbstständige Saubermachen kommt ein psychologischer Effekt zum Vorschein. Die eigenhändig gesäuberten Regale und Schubladen füllt man mit mehr Respekt wieder auf.

Dinge, die in Zukunft nicht mehr benötigt werden, sollten endgültig entsorgt werden. Falls dies nicht möglich ist, können diese Dinge auch umfunktioniert werden. Wie z. B. alte Dokumente können zerschnitten werden, und die Rückseite als Notizzettel verwendet werden.

Je weniger Dinge herumliegen, desto weniger Ballast liegt herum, der zur Ablenkung dient. [14]
Kleine unbedeutende Dinge, sollten weggeworfen werden. Dabei ist zu bedenken, dass es besser ist, wenn man Dinge hat, die nicht ersetzbar und wichtig sind, im Gegensatz zu vielen Dingen die ähnlich sind, die aber unnötig sind. [15]
Wie z. B. wenn man eine Brille hat, wird diese meistens an einen Ort gelegt, wo man sie findet. Oder sie wird aufgesetzt.
Besitzt man im Gegensatz dazu zwei Brillen, so wird ständig eine davon gesucht. Dies frisst unnötige Zeit.
Je weniger Dinge herumliegen, desto besser passt man auf sie auf. Es werden nicht 10 Kugelschreiber und 8 Tassen für eine Person benötigt.

Dabei wird die Strategie "Gleiches zu Gleichem" angewendet. Alles was nicht in diesen Bereich gehört wird woanders zugeordnet.

Dinge, die öfters verwendet werden, sollten nach vorne. Die Dinge, die weniger in Gebrauch sind sollten nach hinten sortiert werden. Zudem sollten Trennelemente genutzt werden, durch die man die Dinge voneinander unterscheiden kann z. B. durchsichtige Plastikhüllen, Register im Ordner, durchsichtige Mappen. [16]

4. Persönliche Ziele definieren

Um die ersten Schritte in die richtige Richtung machen zu können, muss man wissen wo genau man hin will.
Klar definierte Ziele sind die Grundlage für den Erfolg. [17]
Aus Wünschen sollten Ziele formuliert werden, die messbar sind. Diese sollten zudem positiv formuliert sein.
Ohne Ziele, kann man auch keine Maßnahmen zur Zielerreichung verfolgen.
Die großen Erfolgserlebnisse bleiben somit aus, da wir selbst nicht wissen was ein Erfolg für uns ist.
Positive Erfolge brauchen wir aber, um uns selbst weiter zu motivieren.
Bleibt das aus verlieren wir den Antrieb und Motivations- und Lustlosigkeit machen sich breit.[18]

Um dem entgegenzuwirken sollte man sich zuerst einen Überblick verschaffen.
Der Fokus auf das Wesentliche (in Kombination mit einem durchdachten Schritt-für-Schritt-Plan) ist es, der uns weiter bringt.
Visualisiert man die Zwischenschritte durch Grafiken, einen Zeitstrahl oder Eintrag der Meilensteine in einen Kalender, wächst die Motivation mit der Aufgabe. [19]



Große Ziele stellen uns oft vor große Herausforderungen!

Sie erscheinen auf den ersten Blick unlösbar.
Nur Schritt für Schritt kommt man dem großen Ziel näher!
Indem man jede noch so große Aufgabe solange in kleinere Teilaufgaben zerlegt, bis jede Einzelne davon zur leichten Übung wird.
Diese Vorgehensweise nennt man auch Salami-Prinzip. [20]

Fassen wir also noch einmal zusammen:

• Ein Ziel weist dir die Richtung und den Weg, den du beschreiten musst.

• Der Weg selbst ist gezeichnet von unzähligen Meilensteinen und Etappen. Jede einzelne davon bringt dich näher an dein Ziel.

• Wenn du den Weg als Reise betrachtest, dann gelingt es dir, dich auf jeden einzelnen Schritt zu konzentrieren.

• Denn das Erlernen von Wissen ist eine Investition, die sich durch Zinseszins bezahlt macht.

Zerlege deine Aufgaben in kleine Häppchen! Du schreibst keine Hausarbeit am Stück, sondern Absatz für Absatz, Zeile für Zeile!
Du recherchierst zunächst Literatur, entwirfst dann die Formatierung, schreibst eine Einleitung, formulierst einen Haupttext und schließt mit dem Fazit ab. Eins, zwei, drei, fertig.

5. Studienziele definieren

Zu Beginn des Studiums ist es wichtig sich ein Ziel zu setzen, damit man weiß wofür man seine Zeit plant. Dabei ist zu beachten, dass die Ziele nicht vage formuliert werden, sondern speziell dabei hilft die sogenannte SMART Regel.
Diese besagt, dass die Ziele

• spezifisch definiert werden müssen

• messbar

• attraktiv

• realistisch

• und terminiert sein müssen!

Angewandt bedeutet das so viel, wie "das Studium werde ich mit einer eins vor dem Komma abschließen". Das Ziel ist spezifisch, weil es präzise definiert ist.
Messbar, weil das Ergebnis des Abschlusses als absolute Zahlen vorliegt.
Es ist attraktiv, weil sich die Auswirkungen der Zielerreichung unmittelbar auf die Zukunft auswirken.
Es ist realistisch, da es im Rahmen der individuellen Möglichkeiten des Studenten liegt.
Und zu guter Letzt ist es zeitlich terminiert, weil es sich auf den Abschluss des Studiums bezieht.
Zudem handelt es sich bei diesem Ziel auch um das Hauptziel des Studiums, denn jeder Student ist darauf hinaus sein Abschluss zu machen.
Aber um dieses Hauptziel überhaupt zu erreichen müssen viele Hürden überquert werden. Mithilfe von kleinen Unterzielen lässt sich das große Ziel leichter erreichen. Denn man sollte sein Ziel in kleinen Häppchen aufteilen um Teilerfolge zu haben, somit geben die Unterziele einer Hilfestellung zum Erreichen des großen Ziels. Die Unterziele müssen nun immer weiter spezialisiert werden. Das speziellste Ziel muss als erstes erreicht werden.
Dies kann man sich anhand einer Treppe besser erklären. Ganz oben auf der Treppe steht das Hauptziel. Darunter folgt dann das erste Unterziel und so weiter. Bis man unten bei dem speziellsten Ziel angekommen ist. Von dort startet man auch seinen Weg. Zu aller erst muss die erste Treppenstufe überwunden werden, wenn dies geschafft ist gelangt man weiter nach oben bis man zum Schluss ganz oben angelangt ist und sein Hauptziel erreicht hat.
Eine solche Treppe könnte so aussehen:

Schluss des Wirtschaftsrechts Studiums

Meistern aller Semester

Schaffen der einzelnen Semester

Bestehen der Prüfungen

6. Zeiteinteilungshelfer

Nachdem sowohl die Prioritäten der Aufgaben plus Zeitpuffer als auch die Pausen festgesetzt wurden, können diese mitsamt den gesammelten Gedanken schriftlich festgehalten werden. Als ein wichtiger Helfer dafür eignet sich ein Notizbuch.[21]
Es ist ein simpler "Lifehack", der das Leben erleichtert. Es dient nicht nur zum Datieren der oben genannten Daten, sondern auch zum Festhalten von:

• Ideen

• Webadressen

• Fahrplänen

Wichtig ist es, dass es ein System gibt, welches in der Praxis funktioniert. Dies kann das Notizbuch sein, aber auch ein Kalender oder ein PDA (=Personal Digital Assistant). Der Notizhelfer sollte; egal welche Form gewählt wird, leicht transportierbar sein, damit er überall mitgenommen werden kann.[22]

7. Zeitpläne

Viele Menschen sind der Ansicht, dass sie durch das Planen ihren Alltag vorgeschrieben bekommen und somit kein Platz mehr für Spontanität bleibt. Dem ist jedoch nicht so wenn richtig geplant wird. Durch das richtige Planen kann man Zeit für Spontanes oder andere Aufgaben gewinnen.
Wer nicht plant gerät am Ende oftmals unter Zeitdruck, da sich den falschen Aufgaben zuerst gewidmet wurde. Natürlich gilt dies nicht für alle Personen im gleichen Maß. [23]

Bei umfassenden und komplexen Aufgaben sollte im Voraus schon viel Zeit in die Planung investiert werden. Dadurch wird später Zeit bei der Durchführung gespart und die Fehlerrate sinkt oftmals enorm.
Wichtig beim Planen ist, dass die Planung schriftlich festgehalten wird. Dadurch muss sich das Geplante nicht behalten werden und der Kopf bleibt frei für andere, aktuelle Dinge. Durch das schriftliche Planen kann nichts mehr vergessen werden und im Nachhinein kann kontrolliert werden ob alles Aufgeschriebene erledigt wurde. [24]


Bei der Planung sollten zunächst einmal zwei verschiedene Pläne erstellt werden.
Zum einen ein Plan mit privaten Zielen und zum anderen einen Plan mit studienbezogenen Zielen.
Alle Ziele sollten mit Datum versehen werden, um einen groben Überblick zu erlangen wann was erreicht sein sollte.
Diese Ziele (private und studienbezogene Ziele) werden in einen Semesterplan eingetragen.
Damit ist das Semester grob geplant.
Um ins Detail zu gehen wird jedoch ein Wochenplan erstellt. Hier werden die Aufgaben auf die einzelnen Arbeitswochen verteilt, wodurch eine detailliertere Übersicht entsteht. In dem Wochenplan werden nicht nur die Vor- und Nachbereitungen der Vorlesungen eingetragen, sondern es werden auch andere Dinge wie der Haushalt oder Freizeit zeitlich bestimmt. Wichtig dabei ist es auch Platz für unvorhergesehene Dinge zu lassen, damit keine Zeitnot entsteht, falls mal etwas dazwischen kommen sollte. [25] Um dies zu beachten hilft die sogenannte 60:40 Regel. 60% der Arbeitszeit werden dabei verplant, die restlichen 40% bleiben unverplant für Unerwartetes. [26]
Wichtig bei der Wochenplanung ist auch, dass das Lernpensum richtig eingeschätzt und dementsprechend geplant wird. Es nützt nichts wenn den Lernplan auf 8 Stunden am Tag anzusetzen, wenn jedoch nur 4 Stunden effektiv gearbeitet werden kann.[27]


Bsp. Wochenplan:




Bsp. Monatsplan:



Grundsätzlich gelten also folgende Regeln:

- schriftlich Planen
- vom Groben zum Detaillierten planen
- die 60:40 Regel beachten
- eigenes Lernpensum nicht zu optimistisch bewerten

Im Folgenden werden die Schritte zur Erstellung eines Plans nochmal genauer erläutert:


Es werden alle Ziele aufgelistet, die bis zu den Prüfungen erreicht sein sollten. Praktisch wäre es dabei erst einmal zwei Listen (eine für die Arbeitsziele (studienbezogenen Ziele) und eine für die sonstigen persönlichen Ziele) zu führen. Später werden sie in dem Wochenplan zusammengefasst.


In diesem Schritt sollte überlegt werden welche Arbeitsschritte nötig sind um die gesetzten Arbeitsziele zu erreichen.


Schritt 2 wird mit den persönlichen Zielen wiederholt.


In diesem Schritt sollen die einzelnen Arbeitsschritte Zeiten zugeordnet werden. Das heißt es sollt geschätzt werden, wie viel Zeit für die einzelnen Schritte benötigt wird. Hierbei gilt: Lieber grob schätzen als gar nicht.


Für einen Plan ist es notwendig zu wissen wie viele Stunden am Tag konzentriert gearbeitet werden kann. Dabei ist es wichtig ehrlich zu sich selbst zu sein, denn es nützt nichts den Zeitrahmen bei z.B. acht Stunden pro Tag anzusetzen, wenn die eigene Konzentration jedoch nach drei Stunden nachlässt. Wie oben erwähnt sollte nicht zu optimistisch geplant werden.


Da die einzelnen Arbeitsschritte jetzt zeitlich bestimmt wurden geht es nun ans eigentliche organisieren. Es ist wichtig zu schauen wie viel Zeit einem zur Verfügung steht und ob der tatsächliche Aufwand in dieser Zeit zu schaffen ist. Falls nein, dann muss die vorherige Planung noch einmal überarbeitet werden. Falls ja, dann kann alles in den Plan eingetragen werden. Wichtig dabei ist es Etappenziele festzulegen.[28]

a. Prioritäten setzen

Um überhaupt einen guten Plan erstellen zu können, muss zuerst über die Prioritäten der einzelnen Aufgaben entschieden werden. Eine Unterteilung nach erstrangig, zweitrangig, etc., welche möglicherweise anhand der Frage, wo es die meisten Credit Points gibt, gegliedert werden kann ist hierbei hilfreich.[29] Die Unterteilung verhindert das Gefühl, dass die Zeit wegläuft und mindert zudem den Stress. Neben der Überlegung bezüglich der Credit Points können mehrere verschiedene Methoden weiterhelfen:

• ABC-Analyse:

In diesem Fall steht das A für sehr wichtige Aufgaben, die meist nur selbst oder zusammen mit einem Team gelöst werden können und folglich nicht delegierbar sind. Bei diesen Angelegenheiten handelt es sich um Aufgaben, die bereits mit 20 % Anstrengung zu 80 % des Erfolges führen. Im Umkehrschluss lässt sich darauf schließen, dass die restlichen 80 % Arbeit nur zu 20 % des Erfolges beitragen. Dieser Zusammenhang wird als Pareto-Prinzip bezeichnet.[30]
Sogenannte B-Aufgaben sind zweitrangig und können teilweise von anderen Personen übernommen werden.
Die letzte Untergliederung entspricht häufig Routineaufgaben, die kaum eine Bedeutung haben, aber eine Menge Arbeit verursachen (Bsp.: Ablage, Telefonieren, Lesen,...).[31]

• Alpen-Methode:

Genauso wie die ABC-Analyse zielt die Alpen-Methode darauf ab, die Aufgaben und die Zeit in Einklang zu bringen. Dabei haben die einzelnen Buchstaben eine unterschiedliche Bedeutung:
A --> welche Aufgaben sind zu erledigen; diese unbedingt aufschreiben, da diese Liste eine gute Motivation, Erinnerung und
L --> wie lange wird für jede einzelne Aufgabe benötigt. Es muss sich dabei um ein realistisches Zeitlimit handeln.
P --> etwas Pufferzeit einplanen um Zeit für unerwartete Probleme zu haben. Beispiel: 50 % des Tagesplanes sind geplante Aktivitäten
E --> welche Aufgaben müssen bis zu welchem Tag erledigt werden.
N --> Nachkontrolle; Unerledigtes auf einen anderen Tag verschieben. Wurde das Tagespensum nicht erreicht, können mögliche

• GTD-Methode (= Getting Things Done):

Ähnlich wie oben, nur dass zusätzlich alle kleinen Dinge aufgeschrieben werden (Bsp.: Arzttermin vereinbaren).

• Eisenhower-Methode:

Alle Aufgaben werden mit Hilfe einer Matrix in Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeteilt. [34]

b. Pausen einplanen

Die Konzentration kann nicht unbegrenzt lange aufrecht erhalten werden, weshalb regelmäßige, kurze Pausen (ca. 10 - 15 Min.) nach eineinhalb Stunden Arbeitszeit eingeplant werden sollten. Regelmäßige Pausen sind keine Zeitverschwendung, denn ein konzentriertes, stundenlanges Lernen ist unmöglich. Die Leistungsqualität nimmt kontinuierlich ab und es schleichen sich möglicherweise Fehler ein. [35] Pausen stellen auch keine Belohnung dar sondern gehören zur Arbeitszeit dazu. Sie sind notwendig, da in der Regel natürliche Ermüdungserscheinungen nach einem intensivem Lernen auftreten. In diesen Phasen sollte der Arbeitsplatz verlassen werden und eine entspannende Tätigkeit wie Spazieren gehen, Obst essen, etc. ausgeübt werden. [37] Zusätzlich sollte in den Lernphasen eine Erreichbarkeit via Telefon, E-Mail, etc. verhindert werden, da dies eine Ablenkung bedeutet und erst wieder eine kleine Einarbeitung nötig ist.
Ebenfalls vorteilhaft ist es zu wissen, wann seine jeweilige Leistungsfähigkeiten über den Tag verteilt liegen. In der Regel haben die meisten Menschen den Höhepunkt ihrer Leistungsfähigkeit am Vormittag zwischen 9 und 11 Uhr. Dem folgt ein Tief bis in den Nachmittag hinein. In dieser Zeit ist es sinnvoll, Routineaufgaben zu erledigen. Zwischen 17 und 19 Uhr gibt es noch mal ein Zwischenhoch der Leistungsfähigkeit. Diese Zeitwerte variieren jedoch von Mensch zu Mensch und jeder muss seinen eigenen Verlauf der Leistungskurve herausfinden.[38]




[1] Heister, Studieren mit Erfolg: Effizientes Lernen und Selbstmanagement, S. 82.
[2] Knoblauch, Zeitmanagement, S. 25.
[3] Heister, Studieren mit Erfolg: Effizientes Lernen und Selbstmanagement, S. 82.
[4] Knoblauch, Zeitmanagement, S. 27.
[5] Heister, Studieren mit Erfolg: Effizientes Lernen und Selbstmanagement, S. 82.
[6] Heister, Studieren mit Erfolg: Effizientes Lernen und Selbstmanagement, S. 82.
[7] Lothar, Das 1x1 des Zeitmanagement, S. 27.
[8] Püschel, Selbstmanagement und Zeitplanung, S. 62.
[9] Püschel, Selbstmanagement und Zeitplanung, S. 63.
[10] Püschel, Selbstmanagement und Zeitplanung, S. 63.
[11] Krengel, Golden Rules, S. 156.
[12] Krengel, Golden Rules, S. 156.
[13] Krengel, Golden Rules, S. 156.
[14] Krengel, Golden Rules, S. 165.
[15] Krengel, Golden Rules, S. 165.
[16] Krengel, Golden Rules, S. 166.
[17] Knoblauch, Zeitmanagement, S. 11.
[18] Knoblauch, Zeitmanagement, S. 12.
[19] Moritz, Soft Skills for Young Professionals, S. 22.
[20] Keusch, Also tu's!, S. 87.
[21] Krengel, Golden Rules, S. 157.
[22] Krengel, Golden Rules, S. 158.
[23] Knoblauch, Zeitmanagement, S. 50.
[24] Knoblauch, Zeitmanagement, S. 51 - 52.
[25] Knigge-Illner, Keine Angst vor Prüfungsangst, S. 42 - 43.
[26] Knoblauch, Zeitmanagement, S. 54.
[27] Schuster, Für Prüfungen lernen, S.11.
[28] Knigge-Illner, Keine Angst vor Prüfungsangst, S. 45 - 49.
[29] SZ v. 27.02.2012, Zeitmanagement im Studium.
[30] Heister, Studieren mit Erfolg, S. 55.
[31] Seiwert, 30 Minuten für optimales Zeitmanagement, S. 49 - 52.
[32] Heister, Studieren mit Erfolg, S. 62.
[33] SZ v. 21.05.2012, Zeitmanagement-Erfolgsfaktor Pause.
[34] SZ v. 21.05.2012, Zeitmanagement-Erfolgsfaktor Pause.
[35] SZ v. 27.02.2012, Zeitmanagement im Studium.
[36] Heister, Studieren mit Erfolg, S. 17.
[37] Heister, Studieren mit Erfolg, S. 59.

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