Checklisten unterstützen das strukturierte Arbeiten von Projektmanagern bei wiederkehrenden Aufgaben. Im Wissensmanagement ist es das Ziel ein strukturierten Ablauf eines Prozesses darzustellen dabei ist es unbedeutend welche Person die Aufgabe durchführt. Es wird dafür gesorgt, dass keine wichtigen Schritte eines Prozesses vergessen werden. Zu Beginn der Erstellung einer Checkliste werden zunächst die Aufgaben strukturiert und das Ziel ausgearbeitet werden. Die Anforderungen die zur Erstellung nötig sind, sollten möglichst kurz und prägnant formuliert werden. Dadurch wird gewährleistet, dass alle Prozessschritte erfolgreich abgeschlossen werden können. [1]

Formular sind ähnlich aufgebaut wie Checklisten.Der Unterschied ist das Formulare lediglich zum Erfassen von Daten verwendet werden. Sie unterstützen die Datenerfassung damit eine strukturierte Eingabe möglich ist und gewährleisten, dass keine Details vergessen werden. [2]

Ein Protokoll ist eine wörtliche bzw. inhaltliche Niederschrift über den Verlauf und das Ergebnis einer Besprechung oder Verhandlung o.Ä. Wichtige Bestandteile sind außerdem das Datum, die Teilnehmer und das Thema. [3]