Bestandsaufnahme: Derzeit ist eine erhöhte Fluktuation von Beratern im Unternehmen zu verzeichnen. Die Einwerbung neuer Mitarbeiter kann das Wissen und die Erfahrung der ausscheidenden Mitarbeiter nicht 1:1 ersetzen. Dadurch entstehen Wissenslücken.

Ziel: Die sich daraus ergebende Wissenslücke sollen durch geeignete Maßnahmen geschlossen werden.
Konkreter: Bevor ein Berater das Unternehmen verlässt, muss sein Expertenwissen in dokumentierter/schriftlicher Form im Unternehmen verbleiben, damit neue Mitarbeiter auf dieses Wissen zurückgreifen können. Unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder nicht, muss er das in jedem Projekt neu erworbene Wissen dokumentieren und speichern. Dies sollte zu einer Routineaufgabe werden.

Wissensprozesse: Durch die Art der Arbeit werden die Wissensprozesse "Wissensentwicklung" und "Wissenserwerb" gut angesprochen. Der größte Optimierungsbedarf besteht bei den Prozessen "Wissensidentifikation" und "Wissenspräsentation". Im Prozess "Wissensidentifikation" geht es darum, dass ein Berater sein erworbenes Wissen und seine Erfahrungen aus einem durchgeführten Kundenprojekt erkennt und dokumentiert. Im Prozess Wissenspräsentation geht es darum, das von den Beratern dokumentierte Wissen so zu sammeln, zu strukturieren und allen Mitarbeitern so zu präsentieren, dass es verständlich, logisch aufgebaut, leicht auffindbar und wertschöpfend ist. Darüber hinaus soll die Pflege des vorhandenen Wissens, wie Änderungen, Ergänzungen, Anpassungen möglichst einfach und ohne Aufwand für die Mitarbeiter gestaltet werden. Optimierungen im Bereich "Wissenskommunikation" sind ebenfalls sehr hilfreich, um Wissenslücken zu schließen. Durch gut gestaltete Kommunikationswege wird mehr Wissen zwischen den Mitarbeitern ausgetauscht, was auch dazu beiträgt, dass das Wissen von externen Beratern im Unternehmen bleibt. Und natürlich müssen übergreifende Wissensprozesse wie Unternehmenskultur, Motivations- und Anreizsysteme, Unterstützung und Ausbildung optimiert werden.

Methoden: man könnte eine Wissensmanagementanwendung ins Unternehmen einführen, womit viele der Wissensprozesse optimiert werden können.
Die Anwendung bittet
- den Beratern sein Wissen und Erfahrungen sofort schriftlich zu erfassen. Damit die Beiträge dann gut auffindbar sind, müssen bestimmte Richtlinien und Standards entwickelt werden, wie man so eine Dokumentation gestaltet.
- den Mitarbeitern gute Suchoptionen finden, um passende Beiträge schnell und einfach zu finden
- Schnittstellen mit anderen im Unternehmen existierenden Anwendungen für Datenübertragung ermöglicht
- Implementierungsmöglichkeiten für Anreizsysteme
- gute Benutzeroberfläche

Maßnahmen:
- eine Analyse durchführen, welche technische Anforderungen zu berücksichtigen sind
- Anforderungen im Hinsicht auf Kopplung mit Unternehmensstrategie, Ziele und Geschäftsmodele
- Umfrage von Mitarbeitern durchführen und untersuchen, wie bestmögliche Akzeptanz erreicht werden kann und welche Anreizsysteme erfolgreich wären
- gesammelte Anforderungen validieren, priorisieren und Bewertungskriterien für Auswahl solcher Anwendungssystem erarbeiten
- viele auf dem Markt existierende Anwendungssysteme anhand von den Bewertungskriterien bewerten und eine Auswählen
- große Aufklärungskampagne den Mitarbeitern durchführen, um den Nutzen der eingeleiteten Maßnahmen zu erklären und sie zu überzeugen
- regelmäßige Events für Wissensaustausch und gegenseitige Motivation und Inspiration durchführen
- Anreizsysteme, wie Lob oder geldliche Belohnung einführen
- möglicherweise Anreizsysteme als Spiel: wer mehr Wissensbeiträge teilt, der sammelt mehr Punkten. Oder wer mehr Likes und Reaktionen auf sein Wissensbeitrag bekommt, der wird belohnt.