Projektmanagement - Durchführung

Initiierung
Am Anfang eines jeden Projektes steht der Projektauftrag. Sei es von einem Lehrer, Dozenten, Professoren oder Abteilungschef, Geschäftsführer oder eines Kunden. Sobald der Projektauftrag erteilt wurde, werden die wichtigsten Eckdaten des Projektes erfasst und das Ziel exakt und eindeutig definiert. Dies geschieht zum Beispiel mit Hilfe eines Lastenheftes, Business Cases oder Kick-Off-Meetings. Wichtig für die weiteren Abläufe im Projektmanagement ist ein detaillierter Projektplan und eine ausgiebige Risikoanalyse.

Planung
Die Projektplanung ist neben Überwachung und Steuerung eine Kernaufgabe des Projektleiters. Für die Planung wird ein Projektplan erstellt, der im Laufe und auch nach Abschluss des Projektes als Referenz dient, mit der alle IST-Größen verglichen werden können. Für die Umsetzung bieten sich mehrere verschiedene Methoden (z.B. Projektstrukturplan oder Netzplantechnik VERLINKUNG nach unten).

Umfang der Projektplanung ist:

• Planung des Umfangs der zu erbringenden Leistung (Werke, Produkte, Dienstleistungen)

• Umfangreiche und detaillierte Terminplanung (eingeteilt in Phasen, Meilensteinen, Paketen oder Vorgängen in zeitlicher Abfolge)

• Planung der zur Verfügung stehenden Kosten und Schätzung des Kostenverlaufes des Projektes

• Planung Finanzierung und Regelung der Deckung der Projektkosten

• Planung von freien Ressourcen (Mitarbeiter, Sachmittel, Maschinen und Infrastrukturen)

Controlling
Zur Planung kommt das Controlling mit Überwachung und Steuerung als Kernaufgabe des Projektmanagements hinzu. Regelmäßige Soll- Ist- Vergleiche müssen mit dem aktuellen Projektfortschrittes und dem Projektplan durchgeführt werden, z.B. Kosten und Termineinhaltungen. Das heißt sämtliche aussagekräftige Daten werden erhoben und mit der Projektplanung verglichen. Kommt es zu Planabweichungen müssen geeignete Korrektur- oder Steuerungsmaßnahmen entwickelt und eingeleitet werden. Alle Berichte und Dokumentationen oder andere Projektbezogenen Texte müssen also so verfasst werden, dass der Projektleiter möglichst frühzeitig erkennen kann, wenn es zu Planabweichungen kommt. Damit werden alle Projektmanagementprozesse bei der Projektdurchführung miteinander verknüpft.

Projektabschluss
Ist das Projekt erfolgreich fertiggestellt, obliegt dem Projektleiter die Aufgabe sich die Abnahme der Projektergebnisse beim Auftraggeber / Chef einzuholen. Zusätzlich müssen abschließende Kalkulationen erstellt und Projektabschlussbericht erstellt, sowie sämtliche Erfahrungswerte, Dokumente und Protokolle / Berichte abgesichert und eine Auflösung des Projektteams eingeleitet werden.

Kommunikationsplan
Da in einem Projekt mehrere Instanzen (z.B. Auftraggeber, Top-Management, spezielle Abteilungen aus der Unternehmung, das Projektteam) an der Umsetzung bzw. Durchführung beteiligt sind, gehört es einer ordnungsgemäßen und klaren Kommunikation zwischen allen Beteiligten. So werden zu Beginn eines Projektes alle bedarfsgerechten Informationen über Projektstatus, Offene Punkte und getroffene Entscheidungen in einem Kommunikationsplan definiert. Damit die unterschiedlichen Interessen nicht die Durchführung des Projektes beeinflussen, müssen die Verantwortlichen aktives Stakeholdermanagement betreiben. Dazu zählt termingerechte Informationsübermittlung an Projektbeteiligte, eine klare und allgemein verständliche Kommunikation mit den Beteiligten und das Eingehen der Verantwortlichen auf dessen Fragen, Sorgen und Probleme. Darüber hinaus werden Projektinformationen, wie Erfassung, Verarbeitung, Auswertung, Weiterleitung und Archivierung, sowie Zugangsberechtigungen der Projektdaten, in dem Kommunikationsplan festgehalten.

Risikomanagement
Hinter jedem Projekt verbergen sich Risiken, Unsicherheiten und/oder Gefahren. Diese sollten rechtzeitig identifiziert und deren Lösung formuliert werden. Deshalb ist ein Risikomanagement eine Pflichtaufgabe, die vor, während und nach Abschluss des Projektes geführt werden sollte. Es befasst sich mit der Identifikation, Analyse, Bewertung und Beherrschung/Steuerung, sowie Vorsorge und Überwachung der möglichen Risiken im Rahmen eines Projektes. Das können z.B. Verspätungen bei Lieferungen, Ausfall von Mitarbeitern oder Technik, sein. Die Risiken werden dabei nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit, den Auswirkungen und dem verursachten Schaden qualifiziert. Zu jedem Risiko sollte eine adäquate Gegenmaßnahme (z.B. Risikovermeidung durch Eliminierung oder Risikoverminderung durch Reduzierung von Risikofaktoren, Änderung des Projektplans, Risikoabwälzung durch vertragliche Übertragung eines Risikos auf andere Partei, Risikofinanzierung durch Rücklagen oder Versicherung, Entwicklung von Fallback-Plänen oder Akzeptieren eines Risikos) geplant werden. Um eine strukturierte Übersicht über alle möglichen Risiken zu erhalten, werden sie oftmals in Kategorien eingeteilt (z.B. technische ~, betriebswirtschaftliche ~, personelle ~ und politische Risiken, Wettbewerbs- und Marktrisiken, Risiken aus Projektumfeld).

Qualitätsmanagement
Mit Qualitätsmanagement werden alle Tätigkeiten, Aufgaben und Methoden bezeichnet, die zur Planung, Sicherung, Verbesserung und Prüfung des Projektes gehören. Dem Qualitätsmanagement untergeordnet ist das Projektmanagement, da hier i.w.S. Produkte erstellt werden, die im QM überprüft werden müssen.

Recht
Die rechtlichen Aspekte rund um Projekt, Projektabschluss, Verträge und Mangelansprüche, aber auch weit über diese hinaus sollten bekannt sein, damit es nicht zu Problemen, ungewollten Verbindlichkeiten oder gar Strafen im Laufe des Projektes (oder danach) kommt.

Unter Soft Skills sind die speziellen Fähigkeiten gemeint, die ein Projektleiter benötigt, um ein Team zu führen, zu motivieren und zu steuern. Dies können u.a. Teamführung, Sozialkompetenzen, Selbstmanagement und Stressbewältigung, aber auch Kommunikationsfähigkeit und Teamfähigkeit
sein (uvm.).

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ProjektmanagementMethoden