Wissensmanagement mit einem Wiki
die wichtigsten Aspekte und Einsatzmöglichkeiten
A. Wiki-Software - was ist das?
Da die größte und bekannteste Online-Enzyklopädie der Welt - die Wikipedia - auf Wiki-Software basiert, ist wohl die sinnvollste Quelle für die Begriffsklärung dort zu finden. Was Wiki-Software bzw. ein Wiki ist, finden Sie daher unter folgender Adresse: http://de.wikipedia.org/wiki/Wiki .
B. Vorteile und Grenzen eines Wiki
Neben den im WWW anzutreffenden, unzähligen Äußerungen zum Thema Wiki sollten an dieser Stelle einige Erfahrungen des Autors dieses Artikels gesammelt werden, die dem Leser vielleicht einen kleinen Einblick in die Möglichkeiten dieser Software bieten.
1. Benutzerfreundlich, einfach, schnell
In der vor-Wiki-Zeit zeichneten sich die meisten Systeme zur Informationserfassung im Internet oder Intranet durch eine mehr oder weniger lästige Komplexität aus. Diese führte meist dazu, dass diese Systeme entweder einen enormen Administrationsaufwand verursachten (Dateneingabe) oder letztlich - da vom Benutzer nicht akzeptiert - scheiterten.
In der vor-Wiki-Zeit zeichneten sich die meisten Systeme zur Informationserfassung im Internet oder Intranet durch eine mehr oder weniger lästige Komplexität aus. Diese führte meist dazu, dass diese Systeme entweder einen enormen Administrationsaufwand verursachten (Dateneingabe) oder letztlich - da vom Benutzer nicht akzeptiert - scheiterten.
Der wichtigste Vorteil von Wiki-Software ist ihre grundsätzlich einfache Handhabung. Es gibt Lösungen, die als Wikis für spezielle Zwecke mit komplexer Funktionalität vollgespickt und deshalb nicht leicht nachvollziehbar sind. Dies ist jedoch die Ausnahme und die Grundfunktionalität eines Wiki ist sehr schlicht gehalten. Im Prinzip ist für ein Wiki kennzeichnend, dass ein (berechtigter) Nutzer darin verlinkte Seiten erzeugen kann, ohne HTML- oder sonstige IT-Kenntnisse zu haben. Der Benutzer muss lediglich einige, wenige Formatierungsmöglichkeiten und Handgriffe verstanden haben und schon kann er in einem einheitlichen Mantel des Wiki Inhalte produzieren, die automatisch in das System eingebunden, verlinkt und formatiert werden.
2. Flexibilität
Ein weiterer, im praktischen Einsatz enorm nützliches Merkmal eines Wiki ist dessen Flexibilität bei der Darstellung von Inhalten. Mit einem Wiki wird keine Struktur der erfassten Informationen vorgegeben. Text kann eingestellt werden und beliebig strukturiert werden. Auch Bilder können eingebunden, links auf sonstige Medien gesetzt werden. Metadaten müssen nicht eingegeben, spezielle Layouts nicht eingehalten werden. Dennoch erfasst die Software im Hintergrund und ohne, dass der Autor / Benutzer es merkt, zahlreiche Metadaten, wie Bearbeitungsdatum, einzelne Versionen, Verlinkungen etc.
Ein weiterer, im praktischen Einsatz enorm nützliches Merkmal eines Wiki ist dessen Flexibilität bei der Darstellung von Inhalten. Mit einem Wiki wird keine Struktur der erfassten Informationen vorgegeben. Text kann eingestellt werden und beliebig strukturiert werden. Auch Bilder können eingebunden, links auf sonstige Medien gesetzt werden. Metadaten müssen nicht eingegeben, spezielle Layouts nicht eingehalten werden. Dennoch erfasst die Software im Hintergrund und ohne, dass der Autor / Benutzer es merkt, zahlreiche Metadaten, wie Bearbeitungsdatum, einzelne Versionen, Verlinkungen etc.
Die fehlenden Strukturierungsvorgaben erlauben es, das Werkzeug für alle möglichen Zwecke zu verwenden. So werden den Ideen und Gedanken der potenziellen Autoren keine Grenzen gesetzt. Die technische Erfassung des Inhalts rutscht vollständig in den Hintergrund, im Vordergrund bleibt nur die Kreativität, der Inhalt, die Idee.
- Motivation der Nutzer zur aktiven Teilnahme ist notwendig; unterbleibt diese, wird das Wiki nicht gepflegt;
- flache Struktur + viele Inhalte = mitunter schlechte Auffindbarkeit;
- viele Autoren = Chaos möglich.
C. Mögliche Einsatzszenarien
Folgende Einsatzszenarien - insbesondere in einer Organisation, in einem Unternehmen - sind denkbar:
- Mitarbeiterprofile im Sinne eines Wissensmarktes werden gesammelt,
- Projekte werden dokumentiert,
- technische Dokumentationen werden erfasst,
- interne Regeln (Organisationsanweisungen o. ä.) werden im Wiki erstellt und bereitgehalten,
- für das Unternehmen relevante externe Informationen werden in Form von Linklisten zum Nachschlagen erfasst
- das im Unternehmen benötigte Prozess- oder sonstiges Wissen wird von den Mitarbeitern erfasst, die es generieren und tagtäglich brauchen,
- Lehr- und Lernunterlagen für die Unternehmensinterne Weiterbildung werden im Wiki erfasst und können zu ganzen E-Learning-Kursen erfasst bzw. im Rahmen von blended-Learning genutzt werden,
- usw.
D. Weiterführende Links
Folgende Seiten sind bei der Beschäftigung mit dem Thema "Wiki" zu empfehlen:
- http://wikimatrix.org - eine Vergleichsplattform für unzählige Wiki-Lösungen; erleichtert die Findung der Software mit gewünschter Funktionalität oder insbesondere die Auswahl unter möglichen Alternativen;
- http://www.wikkawiki.org - Projektseite einer Wiki-Software, auf der diese Wissensdatenbank basiert; die wichtigsten Vorteile dieses Projektes sind dessen schonender Umgang mit Ressourcen, Schnelligkeit und einfache Erweiterungsmöglichkeiten.
E. Funktionsweise im Detail
Eine Seite zum Testen:
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